Mit Usability Engineering zum erfolgreichen Intranet

Nachlese zum Usability Club vom 9. Juni 2005

(Juli 2005)

Mitarbeiterportale zählen zu den Errungenschaften der modernen Informations- und Kommunikationstechnologien. Kaum ein größeres Unternehmen leistet sich heutzutage kein Intranet für die unterschiedlichsten Zwecke im Arbeitsalltag einzusetzen. Wo die ersten Generationen von Intranets lediglich Informationen und Neuigkeiten der einzelnen Abteilungen oder Arbeitsgruppen zur Verfügung stellten, bieten die heute anzutreffenden Portale darüber hinaus Kollaborationswerkzeuge und umfangreiche Wissensdatenbanken. Der Schritt vom Informationsmedium zum Interaktionsmedium führte nicht selten zu einer nachhaltigen Veränderung von Unternehmensprozessen.

Im Rahmen der Usability Club Veranstaltungsserie hat sich USECON Anfang Juni nun diesem zentralen Element der Unternehmenspraxis gewidmet und kritische Blicke auf den Status Quo von Intranet-Entwicklungen geworfen. Gerade vor dem Hintergrund, daß Mitarbeiterportale zu wesentlichen Arbeitsinstrumenten in Unternehmen geworden sind und so einen entscheidenden Beitrag zur Produktivität leisten können, müssen sich Intranet-Verantwortliche und Manager noch viel intensiver als bisher mit den zentralen Problembereichen von Intranets beschäftigen.
Die Erfahrungen der knapp 20 Club-Teilnehmer decken sich dabei mit den Ergebnissen der präsentierten Studien und lassen zwei wesentliche Problembereiche erkennen:
(1) unüberschaubare und fragmentierte Strukturen als Ergebnis eines regelrechten Wildwuchses an Informationsangeboten, und damit zusammenhängend eine schlechte Übersichtlichkeit und Auffindbarkeit von Inhalten, der die meisten eingesetzten Suchmaschinen auch nicht Herr werden, und
(2) uneinheitliche Designs und Navigationsgestaltungen aufgrund dezentraler Verantwortlichkeiten und mangelnder Gestaltungsrichtlinien im Unternehmen, die das Lernen und Arbeiten mit dem Intranet hindern und bald zu Frust und Ablehnung seitens der Benutzer führen. Die Lösung dieser Problembereiche bietet der USECON Usability Engineering Ansatz.

Usability Engineering versteht sich als ein Entwicklungsansatz, der zu benutzbaren und damit den Anforderungen an ein System entsprechenden Systemlösungen führt. Dabei werden konsequent Benutzerbedürfnisse im Rahmen der Systementwicklung berücksichtigt: Von Benutzerbefragungen und –beobachtungen in der Analyse bis hin zu Designworkshops und Usability Tests. Nur durch das Einbringen von Benutzerfeedback während der Entwicklung kann sichergestellt werden, daß das fertige System nicht zu bösen Überraschungen hinsichtlich der Benutzerakzeptanz führt.

Welche Möglichkeiten bieten sich dabei speziell für die Entwicklung und Gestaltung von Mitarbeiterportalen an? Zum einen ist dies die kontinuierliche Evaluation und Benutzer-gerechte Gestaltung von Informationsstrukturen, um dem beschriebenen Wildwuchs entgegenzusteuern: Methoden wie Card Sorting werden beispielsweise eingesetzt, um optimale Strukturen zu bauen, und Strukurtests geben Auskunft darüber, wo an der Struktur Veränderungen notwendig sind. Zum anderen bieten unternehmensweite Usability Standards und Styleguides die Rahmenbedingungen für eine konsistente, übersichtliche und benutzbare Gestaltung von Intranetseiten. Mitarbeiterportale „leben“ und entwickeln sich, ebenso können sich Anforderungen im Laufe der Jahre verändern – und dies sollte sich in einer kontinuierlichen Verbesserungsarbeit widerspiegeln. Mit etablierten Usability Engineering Methoden wird dieser Weg erfolgreich bestritten.

Dr. Peter Messner
messner@usecon.com